VISI DIVISI INTERNAL AUDIT

Divisi Internal Audit (DIA) merupakan suatu Divisi pada Perusahaan yang mempunyai visi sebagai auditor internal yang professional yang diakui luas baik oleh pemangku kepentingan, kalangan intern Perusahaan maupun oleh pihak luar. Serta merupakan suatu Divisi pada Perusahaan yang mampu memberikan nilai tambah bagi perusahaan, dan membantu terciptanya Tata Kelola Perusahaan Yang Baik di lingkungan perusahaan.

MISI DIVISI INTERNAL AUDIT

Misi dari DIA adalah untuk mewujudkan visi Internal Audit tersebut, dimana misi dari DIA telah dirumuskan sesuai dengan tujuan organisasi secara keseluruhan. Dalam menjalankan misinya, auditor internal diharapkan dapat memberikan kontribusi untuk dapat mencapai tujuan dari organisasi. Misi dari DIA adalah untuk melakukan fungsi audit internal melalui assurance (pengujian dan penilaian dan pemberian jasa konsultasi). Fungsi assurance DIA dilaksanakan dengan kegiatan seperti audit operasional, audit kepatuhan, audit keuangan, audit system informasi, audit investigasi, audit dibelakang meja, review untuk tujuan khusus, dan jenis assurance lainnya, yang secara umum kesemuanya disebut juga dengan kegiatan audit.

Untuk pemberian jasa konsultasi pelaksanaanya dilakukan dalam batas-batas yang jelas sedemikian rupa sehingga tidak mengurangi independensi dan objektivitas DIA dalam melakukan assurance terhadap kegiatan-kegiatan yang menjadi objek konsultasi. Sejalan dengan dinamika perusahaan, misi ini akan disempurnakan dengan cara melakukan validasi terhadap berbagai dokumen yang menyatakan visi, misi, dan tujuan Perusahaan secara keseluruhan.

Validitas juga dilakukan melalui diskusi dan penyampaian questionnaires kepada staf dan pimpinan DIA serta manajemen senior, atau mengacu pada definisi internal yang dikeluarkan oleh lembaga profesi.

SASARAN DIVISI INTERNAL AUDIT

Fungsi assurance dan konsultasi DIA dilakukan dengan sasaran terindentifikasinya risiko perusahaan, tersedianya pengendalian intern yang memadai dan bekerja secara efisien dan efektif, dan terwujudnya Tata Kelola Perusahaan Yang Baik dalam Perusahaan.

WEWENANG DIVISI INTERNAL AUDIT

Pemberian wewenang kepada DIA yang tercantum didalam Pedoman Internal Audit menunjukan dukungan yang diberikan oleh top manajemen Perusahaan dalam memberdayakan DIA. Pemberian wewenang ini menunjukan hak-hak yang dimiliki oleh DIA yang diberikan oleh Perusahaan.

DIA mempunyai wewenang untuk:

1. Memperoleh informasi dalam waktu yang layak dari seluruh karyawan Perseroan.
   Wewenang atau hak ini adalah wewenang yang terpenting yang diberikan Perusahaan kepada DIA. DIA berhak untuk memperoleh atau mempunyai wewenang atas seluruh akses yang tidak terbatas terhadap informasi, keterangan, catatan, dokumen, karyawan, gedung, fasilitas dan aktiva lainnya dalam waktu yang tidak terlalu lama (memadai misalnya yaitu dalam waktu 24 jam) dari seluruh karyawan Perseroan. Dengan wewenang ini, DIA berhak melihat semua dokumen dan catatan, meminta keterangan dari setiap karwayan, dan meninjau seluruh gedung, fasilitas, dan aktiva Perseroan. Untuk itu, setiap karyawan Perseroan berkewajiban memberikan informasi yang diperlukan oleh DIA dalam waktu yang tidak terlalu lama, sehingga memungkinkan DIA untuk bekerja secara efektif. Pemberian wewenang atas “akses” ini sudah menjadi “praktik terbaik” yang dilakukan oleh hampir semua perusahaan yang memiliki Pedoman Internal Audit. Oleh karenanya, Pedoman yang tidak menyatakan wewenang ini dapat menyebabkan pihak eksternal meragukan komitmen perusahaan dalam menunjang efektivitas fungsi internal audit dan proses pengendalian di perusahaan.
2. Mengalokasikan sumberdaya audit, menentukan focus, ruang lingkup dan jadwal audit, serta menerapkan teknik yang dipandang perlu untuk mencapai tujuan audit. Jika dipandang perlu, DIA memiliki wewenang untuk mendapatkan saran dan nasehat dari tenaga professional (tenaga ahli).
   Pemberian tugas dan kewajiban yang berat harus diimbangi dengan memberikan kewenangan yang memadai. Untuk itu, DIA harus didukung dengan sumberdaya yang cukup dan diberi kebebasan untuk menentukan alokasi sumberdaya, focus dan objek audit, waktu dan penjadwalan, serta untuk menerapkan teknik-teknik audit yang dipandang perlu. Selain itu, DIA juga harus diberi peluang untuk mendapatkan jasa bantuan tenaga ahli yang dipandang perlu untuk melakukan suatu penugasan audit. Jasa bantuan yang biasanya diperlukan auditor yaitu konsultan untuk masalah teknis operasional atau masalah hukum.
3. Melakukan konsultasi dan menyampaikan laporan kepada Presiden Direktur, dan berkoordinasi dengan Komisaris, melalui komite audit.
   Efektivitas kegiatan internal audit sangat bergantung pada pemanfaatan dan tindak lanjut hasil-hasil audit. Oleh karenanya, Kepala DIA perlu mendapatkan kesempatan untuk dapat berkonsultasi dengan direksi, komite audit, maupun dewan komisaris, baik dalam forum rapat maupun pada saat lain jika diperlukan. Kesempatan untuk melakukan pertemuan secara regular dengan direksi atau dewan komisaris mempunyai pengaruh yang cukup besar terhadap independensi internal audit. Akses Kepala DIA terhadap direksi dan dewan komisaris dapat menunjang implementasi Tata Kelola Perusahaan Yang Baik.

KEWAJIBAN DIVISI INTERNAL AUDIT

Bagian ini menetapkan ekspetasi atas peran DIA dalam membantu manajemen Perusahaan. Perumusan peran ini biasanya menyangkut dengan system pengendalian manajemen, ketaatan, pengungkapan kecurangan, efisiensi dan efektivitas, manajemen resiko, dan Tata Kelola Perusahan Yang Baik. Bagian ini harus menyatakan secara jelas peran dari auditor dan manajemen berkaitan dengan sistem dan proses tersebut diatas. Secara umum, manajemen sepenuhnya memegang kewajiban untuk membangun dan melaksanakan, sedangkan DIA berperan untuk mereview berbagai proses dan sistem tersebut.

Dalam beberapa perusahaan, penjelasan mengenai kewajiban auditor dapat diperdalam lebih lanjut dengan menyatakan kewajiban untuk menyiapkan perencanaan audit untuk melakukan pekerjaan sesuai dengan standar professional internal audit.

DIA berkewajiban untuk:

1. Membantu direksi dan komisaris dalam memenuhi tanggung jawab pengelolaan Perseroan dengan memonitor kecukupan dan efektivitas system pengendalian intern perusahaan.
   Kewajiban untuk mengembangkan system pengendalian intern dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran perusahaan berada dalam tanggung jawab manajemen. Focus dari monitoring system pengendalian ini adalah pada assessment apakah kegiatan bisnis yang dilakukan perusahaan mengarah pada tercapainya tujuan dan sasaran Perusahaan secara efektif, efisien, dan ekonomis. Dalam kaitan ini, DIA berkewajiban pula untuk menciptakan nilai tambah dengan senantiasa mencari peluang untuk meningkatkan kehematan, efisiensi, dan efektifitas.Dalam lingkungan bisnis yang cepat berubah, salah satu kewajiban penting auditor adalah untuk mereview sistem manajemen resiko dan mengarahkan perhatian manajemen terhadap perubahan lingkungan bisnis yang penting serta resiko-resiko yang dapat menghalangi tercapainya tujuan organisasi.
2. Membantu direksi dan komisaris dalam meningkatkan tata kelola perusahaan yang baik di lingkungan Perseroan, terutama dengan mendorong efektifitas organ-organ tata kelola perusahaan, serta efektifitas proses pengendalian intern, manajemen risiko, implementasi etika bisnis, dan pengukuran kinerja organisasi.
3. Memberikan penilaian dan rekomendasi agar kegiatan Perseroan mengarah pada pencapaian tujuan dan sasarannya secara efektif, efisien, dan ekonomis.
4. Memberikan masukan kepada manajemen mengenai perubahan lingkungan, risiko bisnis yang muncul, dan hal-hal lain yang mempengaruhi hasil dan kinerja Perseroan.
5. Menilai kecukupan dan efektifitas system pengendalian internal. Manajemen operasional berkewajiban untuk mengembangkan system pengendalian internal dalam rangka menacapai tujuan dan sasaran perusahaan.

RUANG LINGKUP PEKERJAAN DIVISI INTERNAL AUDIT

Dalam Ruang lingkup DIA menyatakan secara jelas mengenai bidang atau fokus yang merupakan ruang lingkup audit. Sejalan dengan ruang lingkup sistem pengendalian manajemen modern, ruang lingkup DIA mencakup yaitu :

1. Meyakinkan bahwa sistem pengendalian intern telah memadai, bekerja secara efisien, dan ekonomis, serta berfungsi secara efektif dalam mencapai tujuan dan sasaran yang diinginkan.
2. Mengevaluasi ketaatan terhadap hukum dan peraturan perundang-undangan yang berlaku, dan kebijakan serta prosedur perusahaan.
3. Mengevaluasi kehandalan dan integritas Informasi keungan dan informasi operasional.
4. Menilai kecukupan sarana untuk menjaga dan melindungi kekayaan perusahaan.
5. Melaksanakan penugasan khusus yang relevan dangan ruang lingkup pekerjaan tersebut diatas, seperti penyelidikan dan pengungkapan atas penyimpangan, kecurangan, dan pemborosan.
6. Menyiapkan laporan assurance dan rekomendasi untuk perbaikan.

TANGGUNGJAWAB (AKUNTABILITAS)

DIA wajib mempertanggungjawabkan pemenuhan kewajibannya terutama kepada direksi dan komisaris (komite audit).

Tanggungjawab DIA kepada Presiden Direktur yaitu :

1. Memberikan penilaian mengenai kecukupan dan efektifitas proses manajemen Perseroan dalam mengendalikan kegiatannya dan pengelolaan risiko.
2. Melaporkan hal-hal penting berkaitan dengan proses pengendalian intern, termasuk melaporkan kemungkinan melakukan peningkatan pada proses tersebut.
3. Memberikan informasi mengenai perkembangan (progress) dan hasil-hasil pelaksaaan rencana audit tahunan dan kecukupan sumber daya audit.
4. Berkoordinasi dengan institusi pengendalian dan pejabat berwenang lainnya, seperti Komite Audit dan Audit Eksternal.

STANDAR PELAKSANAAN PEKERJAAN

Internal Audit Charter biasanya mensyaratkan bahwa auditor dalam melaksanakan pekerjaannya harus mengacu pada Standar Profesi Audit dan Kode Etik Perseroan. Standar tersebut adalah sesuai dengan Kode Etik dan Standar Internal Audit dari THA Institute of Internal Auditor Inc., Florida, USA (Standar IIA) sebagaimana telah diratifikasi oleh Konsorsium Profesi Audit Internal Indonesia.

Untuk memudahkan pemenuhan spirit yang tertuang dalam Standar IIA, DIA dari Perusahaan menerbitkan standar internal yang disebut dalam rumusan tersebut diatas, pelaksanaan audit dalam Perusahaan akan mengikuti standar yang dikembangkan sendiri secara internal oleh DIA dari Perusahaan. Standar ini merupakan modifikasi dari Standar IIA. Dalam hal masalah yang dihadapi belum diatur dalam Standar DIA dari Perusahaan maka auditor Perusahaan akan mangacu pada Standar IIA dan Kode Etik.

SUPLEMEN TERHADAP PEDOMAN INTERNAL AUDIT

Suplemen terhadap Pedoman Internal Audit berisi penjelasan mengenai berbagai aspek Pedoman Internal Audit, seperti arti penting, manfaat, dan strategi pengembangan Pedoman Internal Audit. Tujuan dari suplemen ini adalah untuk membantu internal auditor agar dapat memahami fungsi dan kegunaan Pedoman Internal Audit dengan lebih baik.

ARTI PENTING PEDOMAN INTERNAL AUDIT

Pedoman Internal Audit merupakan referensi bagi DIA. Pedoman Internal Audit merupakan dokumen yang secara formal memberikan alasan mengenai tujuan adanya fungsi internal audit. Pedoman Internal Audit juga membantu menjelaskan posisi fungsi internal audit dalam organisasi.

Pedoman Audit dapat digunakan secara positif sebagai sarana memasarkan jasa-jasa audit. Sebagai referensi, Pedoman Internal Audit dapat juga digunakan untuk mempertahankan pekerjaan audit dalam hal terjadi perselisihan dengan audit yang kurang baik.

MANFAAT INTERNAL AUDIT CHARTER

Pedoman Audit dapat digunakan untuk memperoleh berbagai manfaat, yakni:

1. Merupakan pengakuan formal atas fungsi internal audit.
2. Mendokumentasikan ruang lingkup, kewajiban, wewenang, dan professionalism fungsi internal audit.
3. Sebagai pembanding dengan standar professional untuk menilai kecukupan pekerjaan intenal auditing.
4. Sebagai dasar bagi akuntan ekstern perusahaan dalam menilai independensi dan pekerjaan internal audit.
5. Dapat menjadi dokumen pemasaran untuk meningkatkan kerjasama dengan unit-unit lain dalam organisasi.

FORMALISASI FUNGSI DIVISI INTERNAL AUDIT

Pedoman merupakan dokumen yang secara formal mengakui pembentukan suatu fungsi Divisi Internal Audit (DIA). Dokumen ini juga secara formal menyatakan tujuan dan misi yang akan dicapai oleh DIA. Pedoman dapat dipandang sebagai “kontrak” antara DIA dengan direksi dan komisaris (komite audit), yang memberi wewenang kepada DIA untuk memulai pekerjaan auditing dalam perusahaan. Pedoman Internal Audit menetapkan hak kepala DIA dan para staf auditor untuk memeriksa setiap bagian dalam organisasi, dan melihat berbagai asset dan dokumen perusahaan.

DOKUMENTASI RUANG LINGKUP, KEWAJIBAN, DAN WEWENANG DIVISI INTERNAL AUDIT

Pedoman Internal Audit merupakan dokumen tertulis yang menyajikan “persetujuan” antara DIA dan manajemen senior atas ruang lingkup, kewajiban, dan wewenang DIA. Jika tidak dibuat dalam bentuk dokumen formal (misalnya : hanya secara oral saja) “persertujuan” semacam ini dapat menimbulkan interpretasi yang berbeda-beda, mengalami pergeseran interpretasi dari waktu ke waktu, dan dapat hilang dalam penyimpanannya. Pedoman Internal Audit merupakan catatan permanent yang mendokumentasikan “persetujuan” tersebut.

DASAR UNTUK DIBANDINGKAN DENGAN STANDAR PROFESIONAL

Internal auditor dapat menggunakan standar professional internal audit (Standar IIA) sebagai dasar untuk mengukur apakah pelaksanaan pekerjaannya telah memadai atau tidak. Dengan bekerja mengikuti standar, auditor dapat mempertahankan diri dari tuduhan malpraktek atau bekerja secara tidak memadai. Pedoman Internal Audit Perusahaan dapat dibandingkan dengan Standar IIA untuk memastikan apakah telah dibuat secara baik, sehingga terdapat jaminan bahwa audit yang dilakukan berdasarkan Pedoman Internal Audit tersebut adalah audit yang memadai.

DASAR UNTUK IMPLEMENTASI KEBIJAKAN DAN PROSEDUR DIVISI INTERNAL AUDIT

Dalam perkembangannya, kepala DIA akan mengeluarkan berbagai kebijakan, prosedur, dan petunjuk untuk diterapkan dalam jajaran DIA. Pedoman Internal Audit yang baik akan dapat memastikan bahwa berbagai kebijakan dan prosedur tersebut akan konsisten satu sama lain, dan sejalan dengan misi dan tujuan dasar fungsi internal audit.

KETERANGAN UNTUK PIHAK TERKAIT

Banyak auditee yang tidak memiliki bayangan sama sekali apa pekerjaan yang dilakukan oleh internal auditor. Auditee seringkali tidak mengetahui perbedaan internal auditor dengan auditor lainnya yang mengaudit perusahaan, misalnya akuntan public. Pedoman Internal Audit dapat menghilangkan kebingungan ini dengan mengkomunikasikan misi dan tujuan DIA secara meluas dan jelas. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses audit, atau yang berhubungan dengan auditor, dapat diberi Pedoman Internal Audit sebagai dasar untuk menerangkan wewenang, ruang lingkup, kewajiban, dan sifat pekerjaan yang dilakukan oleh DIA.

DASAR UNTUK EVALUASI OLEH AUDITOR EKSTERNAL

Dalam melaksanakan tugas auditor eksternal perlu mengevaluasi kegiatan yang dilakukan internal audit. Fungsi internal audit yang baik dapat mengurangi jumlah biaya audit atas laporan keuangan yang dilakukan oleh akuntan public (audit external). Pedoman Internal Audit akan menjadi dasar bagi eksternal auditor dalam menilai independensi dan efektifitas fungsi DIA.

DASAR UNTUK MEMASARKAN FUNGSI DIVISI INTERNAL AUDIT

Audit secara partisipatif, atau kooperatif, terbukti lebih efektif dibandingkan dengan audit secara mendadak tanpa pemberitahuan lebih dahulu. Penyebarluasan Pedoman Internal Audit dapat meningkatkan pemahaman auditee terhadap fungsi auditing dan dapat mendorong partisipasi dari auditee.

TANGGUNG JAWAB PENYIAPAN CHARTER

Pengembangan Pedoman Internal Audit pada dasarnya merupakan tanggung jawab kepala DIA. Namun demikian, pengembangan Pedoman Internal Audit sebaiknya dikonsultasikan dengan top manajemen. Langkah konsultasi dengan manajemen memberi kesempatan bagi DIA perlu menyampaikan memorandum kepada top manajemen dan pihak terkait lainnya untuk memberi informasi bahwa DIA sedang mengembangkan dan merumuskan perannya melalui pembuatan Pedoman Internal Audit. Selain sebagai pemberitahuan, memorandum semacam ini secara formal dapat berfungsi untuk meminta masukan (input), dukungan, serta persertujuan atas Pedoman Internal Audit.